Gairebé totes les oficines tenen una sala que ningú volia que existís. Va començar sent un despatx, després va guardar unes caixes d’arxiu, més tard les cadires que van sobrar de l’última reforma, i avui és un espai de lloguer car ple de coses que es fan servir dues vegades l’any. L’emmagatzematge per a empreses neix precisament per recuperar aquest espai sense llençar el que encara fa falta.
El repte no és treure el material de l’oficina. És treure’l sense perdre la pista d’on és, en quin estat es troba i quant es triga a recuperar-lo quan algú el necessita. D’això tracta aquesta guia.
Índex de continguts
- Què és l’emmagatzematge per a empreses i en què es diferencia d’un traster
- Quin material sol sortir primer de l’oficina
- Arxiu empresarial: quant guardar i com tenir-lo localitzable
- Espai per a estoc: quan el magatzem també és logística
- Control del material emmagatzemat: inventari, accés i retirades
- Com calcular l’espai que necessites
- Una solució a la mida de la teva empresa
Què és l’emmagatzematge per a empreses i en què es diferencia d’un traster
L’emmagatzematge per a empreses és un servei de custòdia externa de béns empresarials, com ara arxiu, mobiliari, estoc o equipament, que inclou la recollida, el transport, l’emmagatzematge en un espai condicionat i el lliurament quan l’empresa ho sol·licita.
La diferència amb llogar un traster està en la gestió. En un traster, la teva empresa té la clau i també tota la feina: transportar, ordenar, apuntar i tornar a buscar. En un guardamobles d’empresa gestionat per professionals, part d’aquesta logística d’emmagatzematge l’assumeix el proveïdor, i el teu equip només ha de saber què demanar.
Quin convé? Depèn de la freqüència amb què hagis d’accedir al material i de qui l’ha de moure. Si algú de la teva plantilla ha d’anar cada setmana a buscar caixes, l’estalvi d’espai es paga en hores de feina.
També hi ha un ús temporal que moltes empreses passen per alt. Durant una reforma de l’oficina o un canvi de seu amb dates que no encaixen, guardar el mobiliari unes setmanes evita haver de treballar entre obres o pagar dos lloguers alhora. En aquest cas, l’emmagatzematge no és una solució permanent, sinó un pont entre dues etapes.
Quin material sol sortir primer de l’oficina
El candidat més habitual és l’arxiu en paper. Contractes antics, factures d’exercicis tancats o expedients acabats ocupen metres de prestatgeria i gairebé mai no es consulten. Treure’ls de l’oficina allibera espai útil de manera immediata.
El segueix el mobiliari d’oficina. Després d’una reducció de plantilla, un canvi a treball híbrid o una reforma, solen sobrar taules, cadires i armaris en bon estat. Vendre’ls per poc diner per tornar-los a comprar dos anys després rarament compensa, i guardar-los permet reutilitzar-los si l’empresa torna a créixer.
Després hi ha el material de temporada o d’ús puntual: estands de fires, material promocional, decoració d’esdeveniments o equipament que només es fa servir en campanyes concretes. És el tipus de cosa que no té lloc fix a l’oficina i que, justament per això, acaba ocupant el lloc d’una altra.
Hi ha també material que no hauria d’anar a un magatzem extern. Productes peribles, substàncies inflamables o perilloses i objectes de molt valor econòmic sense una cobertura específica solen quedar exclosos de les condicions habituals d’emmagatzematge. Si tens dubtes sobre alguna cosa concreta, planteja-ho abans d’empaquetar-la.
Arxiu empresarial: quant guardar i com tenir-lo localitzable
La pregunta que més ens fan sobre l’arxiu empresarial és quant temps cal conservar-lo. La referència general és a l’article 30 del Codi de Comerç, que obliga a guardar els llibres, la correspondència, la documentació i els justificants del negoci durant sis anys des de l’últim assentament, tret que una norma específica digui una altra cosa.
A aquesta obligació mercantil se n’hi sumen d’altres. En matèria tributària, el termini de prescripció general és de quatre anys, i certs documents laborals o de prevenció de riscos tenen les seves pròpies regles. La teva assessoria és qui millor et pot dir quin termini aplica a cada tipus de document.
Amb els terminis clars, el més pràctic és organitzar l’arxiu per anys i per tipus abans d’enviar-lo a emmagatzematge. Caixes homogènies, retolades amb el contingut i l’any en què es poden destruir, i un llistat que les relacioni. Així, quan arribi el moment, sabràs exactament quines caixes es poden eliminar sense obrir les altres.
Algunes empreses aprofiten el moment per digitalitzar part de l’arxiu abans d’enviar-lo fora. No sempre compensa escanejar-ho tot, però sí els documents que es consulten amb certa freqüència. El paper original es guarda per obligació legal i la còpia digital resol el dia a dia sense demanar cap caixa.
No oblidis que bona part d’aquest arxiu conté dades personals de clients, empleats o proveïdors. El lloc on es guarda ha d’oferir condicions de seguretat d’acord amb aquesta informació, i la destrucció final s’ha de fer de manera segura.
Espai per a estoc: quan el magatzem també és logística
L’espai per a estoc planteja una necessitat diferent. Aquí no es guarda material per oblidar-lo durant anys, sinó productes que entren i surten amb un cert ritme. L’important ja no és només el preu del metre cúbic, sinó la rapidesa amb què pots disposar del que tens emmagatzemat.
Per a una botiga amb pics de venda estacionals, per exemple, un espai extern permet rebre mercaderia abans de la temporada alta sense saturar la rebotiga. La condició és que l’accés i les retirades estiguin ben definits des del principi, amb terminis i horaris que encaixin amb la teva operativa.
Abans de decidir, convé fer-se una pregunta senzilla: quantes vegades al mes hauràs de treure alguna cosa? Si la resposta és «moltes», necessites una solució pensada per a la rotació, no un dipòsit de llarga durada.
Control del material emmagatzemat: inventari, accés i retirades
Guanyar espai sense perdre el control depèn gairebé del tot de l’inventari. Cada caixa, moble o palet hauria de tenir una referència única i una descripció suficient per identificar-lo sense obrir-lo. Sembla burocràcia, però és el que permet demanar «la caixa 34 de factures del 2022» en lloc de «unes caixes de comptabilitat».
Un full de càlcul compartit és suficient per a la majoria de les pimes. L’important és que reculli la referència, el contingut, la data d’entrada i, en el cas de l’arxiu, la data a partir de la qual es pot destruir. Afegir una foto dels mobles abans de guardar-los ajuda molt a l’hora de comprovar-ne l’estat quan tornen.
Designa també una persona responsable dins de l’empresa. Ella és qui demana entrades i retirades, qui actualitza l’inventari i qui sap què hi ha fora. Quan cinc persones diferents demanen coses sense coordinar-se, l’emmagatzematge extern es converteix en un petit caos a distància.
Pregunta al proveïdor com funcionen les retirades parcials: amb quanta antelació cal avisar, si es lliuren a l’oficina o es recullen allà i com es documenta cada moviment. Aquestes condicions, més que el preu, són les que determinen si la solució funciona en el dia a dia.
Finalment, revisa la cobertura. Quina assegurança té el material emmagatzemat, quin valor es declara i com es protegeix davant la humitat, la pols o les plagues. A Mudances Trallero creiem que aquestes preguntes s’haurien de fer sempre abans de signar, no quan alguna cosa surt malament.
Com calcular l’espai que necessites
L’emmagatzematge se sol mesurar en metres cúbics, no en metres quadrats, perquè el que compta és el volum que ocupen les coses apilades de manera segura. Fer una estimació prèvia evita pagar de més o quedar-se curt.
Per a l’arxiu, compta les caixes i multiplica-les pel seu volum: les caixes d’arxiu definitiu estàndard són petites, però s’acumulen molt de pressa. Per al mobiliari, el més fiable és una visita en què un professional vegi el que es vol guardar. Una taula de reunions desmuntada ocupa molt menys que muntada, i aquesta mena de detalls canvia força el càlcul.
Pensa també en el futur proper. Si el volum d’arxiu creix cada any o preveus una reforma, és millor comptar amb un petit marge des del principi que no pas ampliar l’espai cada pocs mesos.
Una solució a la mida de la teva empresa
L’emmagatzematge per a empreses funciona quan es planteja com una extensió ordenada de l’oficina: material ben classificat, inventari al dia, una persona responsable i condicions clares per accedir al que es guarda. Amb això, l’espai que recuperes es nota des del primer dia i el control no es perd.
A Mudances Trallero ajudem les empreses a decidir què treure de l’oficina, a organitzar-ho per a la seva custòdia i a transportar-ho amb la mateixa cura que apliquem a qualsevol trasllat. Si la teva oficina té aquella sala que ningú volia, és un bon moment per parlar-ne.
