El divendres a la tarda s’apaguen els ordinadors en una oficina i el dilluns a les nou s’han d’encendre en una altra. Entremig, desenes d’equips, pantalles, cables i algun servidor canvien d’edifici. Així es resumeix un trasllat d’equips informàtics, i així s’explica per què no admet improvisació: qualsevol errada es nota en l’operativa del dilluns.
Aquest article se centra en la part tecnològica d’una mudança d’oficina: com preparar els llocs de treball, protegir les dades, embalar el material i organitzar el dia del canvi. L’emmagatzematge d’arxiu o mobiliari que no va a la nova seu és un altre tema, i el tractem a part.
Índex de continguts
- Què implica el trasllat d’equips informàtics d’una empresa
- Inventari i etiquetatge: la feina que comença setmanes abans
- Còpies de seguretat i protecció de dades
- Com s’embalen ordinadors, pantalles i servidors
- El dia del trasllat: ordre de càrrega i finestres de temps
- Arribada a la nova oficina i comprovació dels llocs
- Un trasllat tecnològic sense ensurts
Què implica el trasllat d’equips informàtics d’una empresa
El trasllat d’equips informàtics és el procés de desconnectar, protegir, transportar i tornar a ubicar el material tecnològic d’una empresa, des d’ordinadors i monitors fins a impressores, routers o servidors, de manera que cada lloc pugui reprendre la feina a la nova ubicació amb el mínim temps d’aturada possible.
Es diferencia d’una mudança d’oficina convencional en dues coses. La primera és la fragilitat: un disc dur o una pantalla no toleren els cops igual que una cadira. La segona és la informació, perquè dins d’aquests equips viatgen dades de clients, comptabilitat i projectes que l’empresa no pot perdre ni exposar.
Per això convé separar les responsabilitats des del principi. El teu equip d’IT, intern o extern, s’ocupa d’apagar sistemes, fer còpies i reconnectar xarxes. L’empresa de mudances s’encarrega d’embalar, carregar, transportar i col·locar cada peça al seu lloc. Quan aquesta frontera és clara, ningú dóna per fet que un altre s’encarregava d’alguna cosa.
Inventari i etiquetatge: la feina que comença setmanes abans
Tot trasllat ordenat comença amb un inventari. Quants llocs de treball hi ha? Què porta cadascun: torre o portàtil, una o dues pantalles, base de connexió, telèfon? Quin material compartit hi ha, com impressores, projectors o armaris de xarxa? Aquesta llista es converteix en la base del pressupost i del pla de càrrega.
A partir de l’inventari es dissenya el sistema d’etiquetatge. El més pràctic és assignar un codi a cada lloc de destí i marcar-hi tot el que li pertany: l’equip, la pantalla, la caixa de perifèrics i fins i tot la bossa de cables. Així, qui descarrega a la nova oficina no ha d’endevinar res.
El plànol de la nova seu és l’altre document que cal tenir tancat. Si cada codi de lloc apareix al plànol, l’equip de mudança pot deixar cada cosa a la seva taula sense consultar ningú. Hem vist trasllats d’oficina que s’allarguen hores només perquè el plànol es va decidir el mateix dia.
També és el moment de decidir què no viatja. Equips obsolets, pantalles que ja no s’utilitzen o impressores avariades ocupen espai i temps. Retirar-los abans alleugereix la mudança tecnològica, encara que aquests equips s’han de gestionar com a residus electrònics i, si contenen dades, esborrar-se de manera segura.
Còpies de seguretat i protecció de dades
La seguretat dels equips comença molt abans d’embalar-los. Abans de desconnectar qualsevol ordinador, l’empresa hauria de tenir una còpia de seguretat completa i comprovada de la informació crítica. Comprovada és la paraula important: una còpia que no s’ha restaurat mai és una suposició, no una garantia.
Una pauta molt estesa al sector IT és la regla 3-2-1: tres còpies de les dades, en dos suports diferents i una d’elles fora de l’oficina. En un trasllat, aquesta còpia externa és la que et salva si un servidor pateix un cop o un disc no torna a arrencar.
La protecció de dades té a més una dimensió legal. El Reglament General de Protecció de Dades (RGPD) obliga en el seu article 32 a aplicar mesures tècniques i organitzatives adequades per garantir la seguretat del tractament, i un trasllat físic d’equips amb dades personals forma part d’aquest tractament. Documentar qui manipula els equips i com es custodien durant el transport és una manera senzilla de complir-lo.
Per als ordinadors en mudança amb informació especialment sensible, el raonable és que viatgin xifrats i, si l’empresa ho considera necessari, que els discos o els servidors es transportin a part, amb una cadena de custòdia més estricta.
Com s’embalen ordinadors, pantalles i servidors
Cada tipus d’equip demana un embalatge diferent. Les torres de sobretaula viatgen millor en caixes amb farciment que impedeixi el moviment interior, sempre en posició vertical. Els portàtils, tancats i en fundes encoixinades, idealment amb el seu carregador a la mateixa bossa.
Les pantalles són el punt feble de qualsevol trasllat d’oficina. Han d’anar en vertical, amb la superfície protegida i sense pes a sobre. Si encara conserves les caixes originals, fes-les servir; si no, un embalatge específic per a monitors redueix molt el risc de trencament.
Per a peces sensibles a l’electricitat estàtica, com discos o components interns, s’utilitzen bosses antiestàtiques. Els cables mereixen el seu propi sistema: recollits, etiquetats per lloc i guardats en bosses tancades. Ningú vol passar el matí del dilluns buscant el transformador d’un portàtil concret.
Els servidors i armaris de xarxa són el cas més delicat. L’habitual és que l’equip d’IT els desconnecti i, segons la seva mida, es transportin en el seu propi rack protegit o desmuntats en caixes específiques. A Mudances Trallero preferim acordar aquest punt amb la persona responsable de sistemes abans del dia del trasllat, no durant.
El dia del trasllat: ordre de càrrega i finestres de temps
La majoria de les empreses busquen que el trasllat afecti el mínim la seva activitat, i per això molts canvis es programen en divendres a la tarda, caps de setmana o festius. L’elecció depèn del teu negoci: una assessoria i un taller de disseny no tenen els mateixos pics de feina.
En oficines grans funciona bé traslladar per fases. Primer la infraestructura comuna, com la xarxa i les impressores, perquè la nova seu estigui a punt. Després, els departaments per ordre de prioritat. Així s’evita que tota la plantilla estigui aturada alhora i es detecten els problemes amb un grup petit.
L’ordre de càrrega del camió també té la seva lògica. El que es necessitarà primer a destí surt últim de l’origen, i a l’inrevés. Sembla un detall menor, però en un trasllat de diverses plantes estalvia molts viatges innecessaris amb els carros.
Una cosa que convé resoldre amb antelació són els accessos. Muntacàrregues reservat, horaris de l’edifici, zona de càrrega i descàrrega i, si cal, permisos per ocupar el carrer. Tot això es pacta abans, perquè el dia del trasllat no hi ha marge per negociar amb l’administració d’un edifici.
Arribada a la nova oficina i comprovació dels llocs
Amb un bon etiquetatge, la descàrrega és gairebé mecànica: cada caixa va al seu lloc segons el plànol. A partir d’aquí torna a entrar l’equip d’IT, que connecta, encén i verifica que cada ordinador arrenca, té xarxa i accedeix a les seves aplicacions.
Una pràctica que dóna molt bon resultat és demanar a cada persona que revisi el seu propi lloc a primera hora del primer dia laborable i comuniqui qualsevol incidència per un canal únic. És molt més ràpid que descobrir les errades al llarg de la setmana.
Hi ha una comprovació que convé avançar a la setmana anterior: visitar la nova oficina amb el plànol a la mà i confirmar que cada lloc té endolls elèctrics i de xarxa on s’esperen. Si la connexió a internet de la nova seu no està activa i provada abans del trasllat, la resta de la planificació perd bona part del seu valor.
La connexió depèn de l’operador, no de la mudança, i acostuma a ser el que més retarda el retorn a la normalitat.
Guarda també els embalatges específics de pantalles i servidors uns dies. Si alguna cosa s’ha de retornar o reubicar, tenir-los a mà evita tornar a improvisar.
Un trasllat tecnològic sense ensurts
Un trasllat d’equips informàtics surt bé quan es treballa amb tres documents tancats: l’inventari, el plànol de la nova oficina i la còpia de seguretat comprovada. Amb aquestes tres peces, el dia del canvi es converteix en una feina d’execució i no en una successió de decisions a última hora.
A Mudances Trallero planifiquem els trasllats d’empresa juntament amb qui coneix l’operativa del dia a dia, per ajustar dates, fases i embalatge al funcionament real del teu negoci. Si estàs preparant un canvi de seu, explica’ns quants llocs de treball tens i quins equips sensibles hi ha a la teva oficina.
