Casi todas las oficinas tienen una sala que nadie quería que existiera. Empezó siendo un despacho, luego guardó unas cajas de archivo, después las sillas que sobraron de la última reforma, y hoy es un espacio de alquiler caro lleno de cosas que se usan dos veces al año. El almacenaje para empresas nace precisamente para recuperar ese espacio sin tirar lo que todavía hace falta.
El reto no es sacar el material de la oficina. Es sacarlo sin perder la pista de dónde está, en qué estado se encuentra y cuánto se tarda en recuperarlo cuando alguien lo necesita. De eso trata esta guía.
Índice de contenidos
- Qué es el almacenaje para empresas y en qué se diferencia de un trastero
- Qué material suele salir primero de la oficina
- Archivo empresarial: cuánto guardar y cómo tenerlo localizable
- Espacio para stock: cuando el almacén también es logística
- Control del material almacenado: inventario, acceso y retiradas
- Cómo calcular el espacio que necesitas
- Una solución a la medida de tu empresa
Qué es el almacenaje para empresas y en qué se diferencia de un trastero
El almacenaje para empresas es un servicio de custodia externa de bienes empresariales, como archivo, mobiliario, stock o equipamiento, que incluye la recogida, el transporte, el almacenamiento en un espacio acondicionado y la entrega cuando la empresa lo solicita.
La diferencia con alquilar un trastero está en la gestión. En un trastero, tu empresa tiene la llave y también todo el trabajo: transportar, ordenar, apuntar y volver a buscar. En un guardamuebles de empresa gestionado por profesionales, parte de esa logística de almacenaje la asume el proveedor, y tu equipo solo tiene que saber qué pedir.
¿Cuál conviene? Depende de la frecuencia con la que tengas que acceder al material y de quién va a moverlo. Si alguien de tu plantilla tiene que ir cada semana a buscar cajas, el ahorro de espacio se paga en horas de trabajo.
También hay un uso temporal que muchas empresas pasan por alto. Durante una reforma de la oficina o un cambio de sede con fechas que no encajan, guardar el mobiliario unas semanas evita tener que trabajar entre obras o pagar dos alquileres a la vez. En ese caso, el almacenaje no es una solución permanente, sino un puente entre dos etapas.
Qué material suele salir primero de la oficina
El candidato más habitual es el archivo en papel. Contratos antiguos, facturas de ejercicios cerrados o expedientes terminados ocupan metros de estantería y casi nunca se consultan. Sacarlos de la oficina libera espacio útil de inmediato.
Le sigue el mobiliario de oficina. Tras una reducción de plantilla, un cambio a trabajo híbrido o una reforma, suelen sobrar mesas, sillas y armarios en buen estado. Venderlos por poco dinero para volver a comprarlos dos años después rara vez compensa, y guardarlos permite reutilizarlos si la empresa crece de nuevo.
Luego está el material de temporada o de uso puntual: stands de ferias, material promocional, decoración de eventos o equipamiento que solo se usa en campañas concretas. Es el tipo de cosa que no tiene sitio fijo en la oficina y que, por eso mismo, acaba ocupando el sitio de otra.
Hay también material que no debería ir a un almacén externo. Productos perecederos, sustancias inflamables o peligrosas y objetos de mucho valor económico sin una cobertura específica suelen quedar excluidos de las condiciones habituales de almacenaje. Si tienes dudas sobre algo concreto, plantéalo antes de empaquetarlo.
Archivo empresarial: cuánto guardar y cómo tenerlo localizable
La pregunta que más nos hacen sobre el archivo empresarial es cuánto tiempo hay que conservarlo. La referencia general está en el artículo 30 del Código de Comercio, que obliga a guardar los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes del negocio durante seis años desde el último asiento, salvo que una norma específica diga otra cosa.
A esa obligación mercantil se suman otras. En materia tributaria, el plazo de prescripción general es de cuatro años, y ciertos documentos laborales o de prevención de riesgos tienen sus propias reglas. Tu asesoría es quien mejor puede decirte qué plazo aplica a cada tipo de documento.
Con los plazos claros, lo práctico es organizar el archivo por años y por tipo antes de enviarlo a almacenaje. Cajas homogéneas, rotuladas con el contenido y el año en que pueden destruirse, y un listado que las relacione. Así, cuando llegue el momento, sabrás exactamente qué cajas se pueden eliminar sin abrir las demás.
Algunas empresas aprovechan el momento para digitalizar parte del archivo antes de enviarlo fuera. No siempre compensa escanearlo todo, pero sí los documentos que se consultan con cierta frecuencia. El papel original se guarda por obligación legal y la copia digital resuelve el día a día sin pedir ninguna caja.
No olvides que buena parte de ese archivo contiene datos personales de clientes, empleados o proveedores. El lugar donde se guarda debe ofrecer condiciones de seguridad acordes con esa información, y la destrucción final debe hacerse de forma segura.
Espacio para stock: cuando el almacén también es logística
El espacio para stock plantea una necesidad distinta. Aquí no se guarda material para olvidarlo durante años, sino productos que entran y salen con cierto ritmo. Lo importante ya no es solo el precio del metro cúbico, sino la rapidez con la que puedes disponer de lo almacenado.
Para una tienda con picos de venta estacionales, por ejemplo, un espacio externo permite recibir mercancía antes de la temporada alta sin saturar la trastienda. La condición es que el acceso y las retiradas estén bien definidos desde el principio, con plazos y horarios que encajen con tu operativa.
Antes de decidir, conviene hacerse una pregunta sencilla: ¿cuántas veces al mes vas a necesitar sacar algo? Si la respuesta es «muchas», necesitas una solución pensada para rotación, no un depósito de larga duración.
Control del material almacenado: inventario, acceso y retiradas
Ganar espacio sin perder control depende casi por completo del inventario. Cada caja, mueble o palé debería tener una referencia única y una descripción suficiente para identificarlo sin abrirlo. Parece burocracia, pero es lo que permite pedir «la caja 34 de facturas de 2022» en lugar de «unas cajas de contabilidad».
Una hoja de cálculo compartida es suficiente para la mayoría de las pymes. Lo importante es que recoja la referencia, el contenido, la fecha de entrada y, en el caso del archivo, la fecha a partir de la cual puede destruirse. Añadir una foto de los muebles antes de guardarlos ayuda mucho a la hora de comprobar su estado cuando vuelven.
Designa también a una persona responsable dentro de la empresa. Ella es quien pide entradas y retiradas, quien actualiza el inventario y quien sabe qué hay fuera. Cuando cinco personas distintas piden cosas sin coordinarse, el almacenaje externo se convierte en un pequeño caos a distancia.
Pregunta al proveedor cómo funcionan las retiradas parciales: con cuánta antelación hay que avisar, si se entregan en la oficina o se recogen allí y cómo se documenta cada movimiento. Esas condiciones, más que el precio, son las que determinan si la solución funciona en el día a día.
Por último, revisa la cobertura. Qué seguro tiene el material almacenado, qué valor se declara y cómo se protege frente a humedad, polvo o plagas. En Mudanzas Trallero creemos que estas preguntas deberían hacerse siempre antes de firmar, no cuando algo sale mal.
Cómo calcular el espacio que necesitas
El almacenaje se suele medir en metros cúbicos, no en metros cuadrados, porque lo que cuenta es el volumen que ocupan las cosas apiladas de forma segura. Hacer una estimación previa evita pagar de más o quedarse corto.
Para el archivo, cuenta las cajas y multiplica por su volumen: las cajas de archivo definitivo estándar son pequeñas, pero se acumulan muy rápido. Para el mobiliario, lo más fiable es una visita en la que un profesional vea lo que se va a guardar. Una mesa de reuniones desmontada ocupa mucho menos que montada, y ese tipo de detalles cambia bastante el cálculo.
Piensa también en el futuro cercano. Si el volumen de archivo crece cada año o prevés una reforma, es mejor contar con un pequeño margen desde el principio que ampliar el espacio cada pocos meses.
Una solución a la medida de tu empresa
El almacenaje para empresas funciona cuando se plantea como una extensión ordenada de la oficina: material bien clasificado, inventario al día, una persona responsable y condiciones claras para acceder a lo guardado. Con eso, el espacio que recuperas se nota desde el primer día y el control no se pierde.
En Mudanzas Trallero ayudamos a las empresas a decidir qué sacar de la oficina, a organizarlo para su custodia y a transportarlo con el mismo cuidado que aplicamos a cualquier traslado. Si tu oficina tiene esa sala que nadie quería, es buen momento para hablar de ella.
